Gut verpackt will Weile haben – Die dauerhafte Aufbewahrung von Archivalien erfordert eine Vielzahl von Maßnahmen

Ein Gastbeitrag von Sinah Wirgenings.

Während meines Praktikums beim Niedersächsischen Landesarchiv – Abteilung Aurich erhielt ich die Gelegenheit einen neuen Aktenzugang (acc. 2020/18) – von der Übernahme ins Archiv bis zur Einlagerung im Magazin – zu bearbeiten. Es handelte sich um Unterlagen der Handwerkskammer Aurich (https://www.arcinsys.niedersachsen.de/arcinsys/detailAction.action?detailid=b276), die u.a. aus den 1950er/60er Jahren stammten.

Der erste Schritt, das Verzeichnen, war vergleichsweise schnell getan, da nur eine einfache Erstschließung erforderlich war. Hierzu musste zu jedem einzelnen Stück ein passender Aktentitel gefunden werden, der zusammen mit Archivsignatur und der Laufzeit in das Archivinformationssystem „Arcinsys“ eingetragen wurde. Auf diese Weise sind die Akten jederzeit auffindbar und für die Benutzer auch online recherchierbar. Sehr viel aufwändiger war dagegen die anschließende Verpackung der Unterlagen.

Es galt, die Schriftstücke in passende Mappen zu verpacken, um sie anschließend in einem Archivkarton zu verstauen. Ziel dieses Verfahrens ist es, das Papier und die darauf vorhandenen Informationen so lange wie möglich zu erhalten. Deshalb muss gewährleistet werden, dass es weder zu inneren noch äußeren Schadenseinwirkungen kommen kann. Dazu musste das Schriftgut zuerst aus der ursprünglichen Verpackung entfernt werden. So bestand der von mir zu bearbeitende Zugang hauptsächlich aus alten, häufig rostigen oder angeschlagenen Aktenordnern. Einigen war deutlich anzusehen, dass sie Jahre, sogar Jahrzehnte lang sorglos in der hintersten Ecke eines Raums gelagert worden waren. Besonders die älteren Stücke hatten eine Menge Rost angesetzt.

Rostige Büro- und Heftklammern aus den Akten des Bestandes (Foto: Sinah Wirgenings)
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