Gut verpackt will Weile haben – Die dauerhafte Aufbewahrung von Archivalien erfordert eine Vielzahl von Maßnahmen

Ein Gastbeitrag von Sinah Wirgenings.

Während meines Praktikums beim Niedersächsischen Landesarchiv – Abteilung Aurich erhielt ich die Gelegenheit einen neuen Aktenzugang (acc. 2020/18) – von der Übernahme ins Archiv bis zur Einlagerung im Magazin – zu bearbeiten. Es handelte sich um Unterlagen der Handwerkskammer Aurich (https://www.arcinsys.niedersachsen.de/arcinsys/detailAction.action?detailid=b276), die u.a. aus den 1950er/60er Jahren stammten.

Der erste Schritt, das Verzeichnen, war vergleichsweise schnell getan, da nur eine einfache Erstschließung erforderlich war. Hierzu musste zu jedem einzelnen Stück ein passender Aktentitel gefunden werden, der zusammen mit Archivsignatur und der Laufzeit in das Archivinformationssystem „Arcinsys“ eingetragen wurde. Auf diese Weise sind die Akten jederzeit auffindbar und für die Benutzer auch online recherchierbar. Sehr viel aufwändiger war dagegen die anschließende Verpackung der Unterlagen.

Es galt, die Schriftstücke in passende Mappen zu verpacken, um sie anschließend in einem Archivkarton zu verstauen. Ziel dieses Verfahrens ist es, das Papier und die darauf vorhandenen Informationen so lange wie möglich zu erhalten. Deshalb muss gewährleistet werden, dass es weder zu inneren noch äußeren Schadenseinwirkungen kommen kann. Dazu musste das Schriftgut zuerst aus der ursprünglichen Verpackung entfernt werden. So bestand der von mir zu bearbeitende Zugang hauptsächlich aus alten, häufig rostigen oder angeschlagenen Aktenordnern. Einigen war deutlich anzusehen, dass sie Jahre, sogar Jahrzehnte lang sorglos in der hintersten Ecke eines Raums gelagert worden waren. Besonders die älteren Stücke hatten eine Menge Rost angesetzt.

Rostige Büro- und Heftklammern aus den Akten des Bestandes (Foto: Sinah Wirgenings)

Als nächstes mussten Fremdstoffe, die sich am oder ums Papier befanden, entfernt werden. Also nahm ich mir jedes einzelne Blatt vor, prüfte, ob dort Klammern o.Ä. befestigt sein könnten und entfernte sie. Metallene Objekte, wie z.B. Heftsysteme oder Büro– und Heftklammern, sind nicht für die Ewigkeit gemacht. Bereits nach einigen Jahren können sie korrodieren. Rost schädigt das Papier und kann es verfärben, so dass Informationen möglicherweise nicht mehr gelesen werden können. Bei den von mir zu bearbeiteten Akten waren bereits sehr viele Klammern verrostet. Teilweise gab es sichtbare Verfärbungen am Papier, die in einigen besonders schwerwiegenden Fällen bereits zur Unlesbarkeit geführt oder das Papier brüchig gemacht hatten. Auch benachbarte Blätter wiesen Verfärbungen auf.

Ein weiterer zu entfernender Fremdstoff war Plastik. Die Weichmacher, die in den meisten Kunststoffen enthalten sind, können im Laufe der Zeit austreten und das Papier verkleben. Besonders bei Klarsichtfolien kann dies zum Verhängnis werden. In diesem Fall war allerdings nicht viel Plastik in dem Bestand enthalten, mit Ausnahme von einigen Schnellheftern, Plastikverstärkungsringen, Gummibändern oder Klebeband. So stieß ich beispielsweise auf einen Schadensfall, bei dem ein Gummiband bereits an der nächsten Seite in der Akte festklebte. Die Reste konnten zwar abgeschabt werden, hinterließen allerdings einige rote Verfärbungen. In einem anderen Fall hatte der Kleber eines Klebebandes das Papier derart durchsichtig gemacht, dass darauf Geschriebenes nicht mehr lesbar war.

Verklebtes Gummiband auf einem Aktenblatt
Verklebtes Gummiband auf einem Aktenblatt (Foto: Sinah Wirgenings)

Nachdem ich alle Einzelblätter von Fremd- und potentiellen Schadstoffen befreit hatte, legte ich die Blätter eines Ordners in eine passende Mappe, die die Unterlagen vor äußeren Einflüssen, beispielsweise Licht, Staub oder Dreck, schützen soll. Licht kann Papier ausbleichen lassen oder dafür sorgen, dass Farbpigmente unter dem Energieeinfluss ausbrechen können. Beides kann nachteilige Folgen für den Informationsgehalt haben. Besonders für Akten, die aus dem 20. Jahrhundert stammen, müssten besondere Maßnahmen getroffen werden. Papier aus dieser Epoche verfügt nur über eine geringe alkalische Reserve und neigt durch den erhöhten sauren Klebstoffanteil zur Übersäuerung. Erkennbar ist dies an der bräunlichen Verfärbung der Blätter, die auch auf benachbarte Seiten übergehen kann. Erst seit den 1980er Jahren wurde die Papierherstellung geändert, so dass Papier nicht mehr übersäuert ist. Anschließend kamen mehrere Mappen in einen passenden Archivkarton, um später ins Magazin gebracht zu werden. Auch die Kartons dienen dem Schutz vor äußeren Einflüssen sowie einer effizienten und platzsparenden Lagerung.

Sammeln der bearbeiteten Einzelblätter vor dem Verpacken in eine Archivmappe
Sammeln der bearbeiteten Einzelblätter vor dem Verpacken in eine Archivmappe (Foto: Sinah Wirgenings)

Dieses aufwendige Verfahren ist unbedingt notwendig, um zu gewährleisten, dass die Archivalien auch noch die nächsten Jahrzehnte und Jahrhunderte erhalten bleiben und genutzt werden können. Gleichzeitig können bei der intensiven Begutachtung der Papiere mögliche Schäden wie Knicke und Risse entdeckt und dokumentiert werden, um eventuelle restauratorische Maßnahmen einzuleiten.

Was in Archiven längst Alltag ist, lässt sich auch im Privathaushalt nutzen. Auch hier gibt es Unterlagen, die besonders wichtig sind und möglichst lange – oftmals auch von Generation zu Generation – aufbewahrt werden sollen. Selbst wenn es nicht unbedingt erforderlich ist, von Archiven genutzte Mappen und Kartons anzuschaffen, sollte trotzdem darauf geachtet werden, Dokumente möglichst liegend aufzubewahren. Vor allem auf das Einstecken der Papiere in Klarsichthüllen sollte aus den bereits erwähnten Gründen unbedingt verzichtet werden, selbst wenn diese auf den ersten Blick den Eindruck vermitteln, einen optimalen Schutz zu bieten. Wer auf Heftsysteme, Klammern und Hüllen nicht verzichten will, sollte auf günstige Alternativen, die ohne korrosionsfähige Stoffe oder Weichmacher hergestellt wurden, zurückgreifen.

(Red. MH / PW)


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